デジタルシフトが加速する時代において、あらゆるモノやサービスの利便性が高まっています。
デジタル化か進めば進むほどバーチャルの世界が進行していきます。近年では、そんな時代のニーズを受けバーチャルオフィスが注目されています。
というわけで今回は「バーチャルオフィスの特徴とメリット・デメリット」について詳しく説明致します。
バーチャルオフィスの特徴とメリット・デメリット①【バーチャルオフィスとは】
「バーチャルオフィスの特徴とメリット・デメリット」というテーマで1つ目に取り上げるのは「バーチャルオフィスとは」です。
皆さんは「バーチャル」と聞くと、まずは何を思い浮かべますか？
バーチャルと聞くと実際にはそこには、存在しないであろう仮想空間など作られた世界としてとらえられることがあります。
オンライン上やデジタルワールドに存在する現実世界以外のものを容易に想像できるかと思います。
そんなバーチャルの世界というのは、デジタルシフトが加速しメタバースが近年もてはやされているように様々な可能性をビジネスにおいても感じさせられます。
そんな「バーチャル」が付くサービスとして存在するのが「バーチャルオフィス」です。
事務所用の住所として貸し出すサービスをバーチャルオフィスというのです。
実際の事務所スペースというのは無いのですが、バーチャルオフィスの住所を使い法人登記が可能なのです。
バーチャルオフィスは、「バーチャル」という言葉が意味する通り「仮想の事務所」ということになります。
あくまで住所の貸し出しだけのみを行うサービスのため、実際の事務所スペースというのはありません。
業務をおこなう場所というのは、別に用意する必要があるのです。
よく間違われるのがレンタルオフィスです。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスは、全く別物のサービスということをまず最初に認識しておきましょう。
レンタルオフィスは実際の事務所スペースを貸し出すサービスなのです。
机や椅子、事務用品などの備品、通信環境なども整備されており、ビジネスを行う上での実際の環境は整っていることになります。
実際の事務所としてのスペースは無いにも関わらず、法人口座の開設や社会保険加入なども可能なのです。
つまり事業上として必要な「住所」としての機能はしっかりあるわけで、利用価値は普通に備わっているのです。
そのようにスタートアップ企業などでの活用性が高いということもあり、ビジネスをスピーディーに展開させることが可能となるのです。
では、ここからは、より具体的にバーチャルオフィスのサービス内容とは、どのようなものがあるのかを触れていきましょう。
単に住所を貸し出すという役割以外にも、バーチャルオフィスとしてのサービス内容は存在しているのです。
主にバーチャルオフィスのサービスとしては、次のようなものがあります。
●郵便物転送
ビジネスを実際に行っていれば、郵便物のやりとりというのは必ず存在します。
いくら世の中全体の動きがバーチャルな方向に進み、ペーパーレス化が進んでも現状では、まだまだ紙文化というのは、ビジネス上にての業務で数多く残っているのです。
もちろをバーチャルオフィスの住所にも郵便物は届くのですが、バーチャルオフィスが一旦受け取り、転送してくれるというサービスとなっているのです。
転送の頻度や手数料、郵送料などもサービスによって各々異なります。
●電話番号・転送・代行
事業を行う上で顧客からの問い合わせなど、電話番号も必要とされます。
もちろんビジネスにおいても携帯電話の需要は増してきましたが、現在でも固定電話の需要というのは、まだまだ残されています。
これは、これまでの固定概念の１つともとれますが、固定電話の番号があるということで、企業にとってのイメージは全く変わってくるというわけです。
バーチャルオフィスには固定電話のサービスもあり、自動転送や電話受付などの代行サービスも存在しているのです。
●会議室
会社や事務所として登記している場合、打ち合わせなどが必要な場合、会社の住所を訪れるということもあります。
そのようなことも当然ありえるので、多くのバーチャルオフィスでは会議室を用意しています。
利用頻度によっては、部屋のサイズ、数、備品、利用料等バーチャルオフィスによって条件も様々なので事前に確認しておいたほうがよいのではないでしょうか。
●法人登記代行
バーチャルオフィスを利用する目的とは、いったい何か？それは、ほとんどの場合、法人登記を目的としています。
また法人登記の代行をしているバーチャルオフィスも数多くあります。
バーチャルオフィスの契約と法人登記と同時に行えるため、会社設立サービスとしては、非常に便利なサービスと言えます。
●経理等のサポート
起業した場合に必要不可欠となるのが経理です。少人数や1人で起業した場合、本業以外の業務である経理などの事務処理というのは何かと面倒なものです。
そのような面倒な経理業務をサポートするサービスをバーチャルオフィスが行っています。
バーチャルオフィスが提供している経理サービスは、非常に手厚いサポート体制があることも特徴です。
提携税理士との顧問契約締結など会計業務そのものをアウトソーシングすることができ、本業に専念することができます。
バーチャルオフィスの特徴とメリット・デメリット②【バーチャルオフィスのメリット、デメリット】
「バーチャルオフィスの特徴とメリット・デメリット」というテーマで2つ目に取り上げるのは「バーチャルオフィスのメリット、デメリット」です。
バーチャルオフィスを利用する上では、メリットもあればデメリットもあります。
まずは、メリットから説明していきます。
主に下記の3つがあります。
1. コスト削減
バーチャルオフィスを利用することのメリットとしてまずはコスト削減が上げられます。
事務所を借りるには維持費としての毎月の家賃、敷金、礼金、保証金など初期費用としての資金がかかります。
一般の居住用賃貸住宅を借りるのとは比較にならないほど、事業用事務所というのはお金がかかるのです。
その点、バーチャルオフィスであれば敷金、礼金もなく入会金と保証金、月額利用料となりますが、事務所を賃貸するのに比べれば非常に小額で済むことから、事務所費用は大幅に削減可能となります。
2. 短期間でのオフィス利用ができる
こちらも、実際に事務所物件を契約となると短期での契約というのはできませんが、バーチャルオフィスならば、すぐに契約でき且つ即日からの利用も可能となります。
そのため事業としてすぐにでもはじめたいということならば、バーチャルオフィスが最適です。
短期間のうちに結果をだしたいということであれば、バーチャルオフィスこそ活用のしがいがあります。
3. 都心の住所か利用可能
バーチャルオフィスを利用すれば、東京都心の一等地であるビジネス街を自分の会社の住所として利用することができるのです。
都心にオフィスがあるだけで、その会社に対しての印象というのは違いがあるわけです。
世界の東京というブランド力を活用することも企業イメージの戦略的なアピールとなります。
では、次にバーチャルオフィスのデメリットについて説明していきます。
バーチャルオフィスの利用を検討する際には、自社のビジネスにおいてバーチャルオフィスの利用が適しているかどうかを適切に判断していく必要があります。
事業そのものに問題が生じるなどデメリットもありますので、十分注意しましょう。
事業そのもに生じる問題とは、いったいどのようなことなのでしょうか。
それは、事業によっては、開業要件を満たさないこともありえるのです。
バーチャルオフィスでは開業要件を満たさない事業が一部であることを理解しておきましょう。
弁護士や税理士などは、バーチャルオフィスでは開業できないのです。
またバーチャルオフィスを利用していることなど、今時、ネットで検索すれば、誰でもわかってしまうことになります。
バーチャルオフィスを利用することは、悪いことではありませんが、犯罪などに利用されるというマイナスイメージもあることもあるのです。
バーチャルオフィスの特徴とメリット・デメリット③【バーチャルオフィスに向いている企業、不向きな企業】
「バーチャルオフィスの特徴とメリット・デメリット」というテーマで3つ目に取り上げるのは「バーチャルオフィスに向いている企業、不向きな企業」です。
バーチャルオフィスのメリットとデメリットを考慮すると、次にあげる業種にバーチャルオフィスの利用が向いているといえるでしょう。
- Web関連
- アプリケーション開発
- 製造、販売関連
- 出張ビジネス関連
逆にバーチャルオフィスに向いていない、もしくは、利用できない業種は、次のようになります。
- 不動産業
- 士業
- 金融商品を取り扱う業種