現代ビジネスにおいて、また公共の機関においてもデータというのは、どんなシーンにおいても必ず関わってくるものです。
そのような現状において組織のサイロ化というのは、向き合うべき大きな課題と言えるでしょう。
というわけで今回は「知って学ぼう！組織がサイロ化を改善する方法」について詳しく説明致します。
知って学ぼう！組織がサイロ化を改善する方法①【サイロ化とは】
「知って学ぼう！組織がサイロ化を改善する方法」というテーマで1つ目に取り上げるのは「サイロ化とは」です。
ビジネスというのは、成長するほどに成長の加速度が高まっていきます。
ビジネスの可能性が広がるだけでなく、企業としての成長戦略も高まることとなりますが、可能性が広がると共に企業にとっては様々に対処すべき事象が増加することも認識しておかなければなりませを。
現代企業の抱える問題として、必然的に起こるのが組織の「サイロ化」です。
組織としての規模が大きくなればなるほど、この問題は確実に膨らみ、企業としては避けて通れない課題となります。
事業というのは、企業が描いたように上手くいくことは決して多くはありません。
計画どおりに物事が進むのであれば、企業としては全く問題ないのですが、思うようにはならないからこそビジネスというのは難しいのです。
企業における重要なプロジェクトを成功させるための要素として、まず必要となるのが、チーム内のメンバーの意識共有です。
常に最新の情報を共有でかることが理想を実現させるために必要となるのです。
理想の世界を実現するためには組織として部門間のコミュニケーションは欠かせません。
部門間による情報のタイムラグというのは、企業にとっては、それがそのまま損失になってしまいます。
もちろん企業によって、サイロ化の深刻度は違ってきますが、どんな企業でもサイロ化は起こるのです。
ITに強い、最先端の技術を誇る企業であったとしてもサイロ化は避けられないというのが現実なのです。
企業にとってのサイロ化というのは、起こり得るものという認識を強く持つことが大切ですが、サイロ化の防止策が全くないというわけではありません。
知って学ぼう！組織がサイロ化を改善する方法②【組織の構造改革】
「知って学ぼう！組織がサイロ化を改善する方法」というテーマで2つ目に取り上げるのは「組織の構造改革」です。
組織のサイロ化というのは、企業規模を問わず起こり得るものであり、大企業であろうと中小企業であろうと、企業として取り組むべき課題となります。
では、企業としての取り組むべき大きなサイロ化とは、そもそもいったい何なのでしょうか。
サイロ化とは組織における各部門が独自に業務を遂行し、それぞれが孤立している状態を言います。
このことが原因となり、同じプロジェクト内でのチームの連携力に大きく関わってきます。
コミュニケーションを妨げる壁として立ちはだかることによって業務の効率低下へと繋がっていきます。
情報連携の低下が招くことにより、企業は時間と労力を失うわけで、これがこのまま企業のコストへと繋がってしまうのです。
「サイロ」と「チーム」が抱える問題というのは、密接に関係していると言えます。
企業や団体における組織、体制作りにおいては、プロジェクト単位での専門的チームが形成される場合があります。
チーム体制としては、小規模なチームから大規模なものまであります。
専門的で比較的小規模なチーム体制が維持できれば、本質的な問題が生じることは、少なくなります。
専門チームを設置することで、チームとしての最大限の効率化を測り業務へ集中させることができます。
一方で専門チームを設けることによって、主体性は高まりますが、プロジェクトの成否は、結果として専門チームに委ねられることとなります。
そして１つの専門チームが独立することにより、サイロ化が起こり得るというデメリットも高くなるのです。
つまり組織内のサイロはチームの働き方を左右するということになります。
専門部署として設けたチームそのものが「組織内でサイロ化」すると表現されることは、このことです。
チームが組織全体から切り離されることによっ組織における専門性と責任感を高めることの結果により作業効率の低下や伝達ミスという様々な問題を生じさせるきっかけとなるのです。
そのような意味からしても、実は組織におけるチーム作りというのはビジネスの成否を左右する非常に重要なこととなります。
業務プロセスの孤立を生み出さなくするためにも、ビジネスに及ぼす影響範囲を事前に検討しておく必要があるのです。
また組織内でのチームの孤立化は、同一組織の中での主導権争いの起因となります。
つまり内輪での争いの要因となり、企業内での信頼性の低下という、避けるべき要因となるのです。
同一企業内での信頼の欠如というのは、非常に無駄だと言えるのではないでしょうか。
組織内での信頼感の欠如は、部門間での効率性の低下を招く直接的な要因となり得るのです。
実際問題として部門間での意思共有や話し合いは皆無となり、連携不足が生じたことにより組織内での致命的な伝達ミスに繋がりかねないのです。
組織の構造を変えていくには、それなりの時間を要しコストもかかります。
まずは改革の方向性を決め、それに向かって進めていくわけですが、見えないものへの推進となると、やはりそれなりに問題は生じてくるものです。
変革途中で革新性を欠くケースも想定でき、小さな亀裂がやがては企業全体に影響を及ぼすことも想定の範疇として捉えておく必要があるのではないでしょうか。
知って学ぼう！組織がサイロ化を改善する方法③【サイロ化を改善するために行うべきこと】
「知って学ぼう！組織がサイロ化を改善する方法」というテーマで3つ目に取り上げるのは「サイロ化を改善するために行うべきこと」です。
企業にとってのデータというのは唯一無二のものであり、データそのものは顧客満足度を最大化するキーとなりうるわけです。
データは、情報のリソースであり情報がサイロ化する環境そのものが与える影響というのは、実は顧客満足度にも関係し非常に大きなダメージを与えることになります。
企業内での各部門、さらには各課、各チームにまでわたり、社内データを情報できてこそ、データの有効活用が実践されていると言い切れることになりますが、この基準をクリアすることは、それほど単純なことではありません。
データを効果的に活用するということの基本は、まずは自社のデータを最大限に活用することであり、そのためにサイロ化を解消することは、今後の企業活動を大きく左右する要因となるのです。
では、自社内でサイロ化を発見したら、社員はどのように行動すべきなのでしょうか。
長期的なスケジュールプランを検討し、できるだけ早いタイミングで全社的に対応策を導入すべきなのです。
まずは、現状以上にサイロ化を促進しないように閉鎖的で分断された職場環境を防止することからはじめます。
これは企業体質の改善でもあり、企業で働く従業員全員の意思統一と意識改革が必要になってきます。
それを解消するための具体的な方法として必要となるのは、社内の透明化とコミュニケーションの活性化となります。
これは、組織全体で取り組む必要があり、各セクションがそれぞれに明確に責任を持つことを自覚し、持ちうる情報を共有するという感覚をしっかりと養うことが必要となります。
例えば営業部門がマーケティング部門において、今、何が起こっているか正確に現状を把握することができれば、データが蓄積されていることを認識せずともリアルで把握しておけは、情報のギャップはなくなるわけです。
リソースとして、どこの部署がどれだけデータを貯め込んでいるのかを知ることができればデータを有効に活用することができます。